När innehållet och ramen för ledningssystemet är klara startar implementeringsarbetet. Särskilt fokus bör ligga på att ha en tydlig plan för hur implementeringen ska gå till och skapa engagemang genom målgruppsanpassade utbildningar.

Att implementera ledningssystemet innebär att sälja in, informera om, utbilda, stötta, repetera och hålla det aktuellt. Det kan ta två till fem år innan systemet är helt på plats. Det gäller att behålla fokus och engagemang under hela implementeringsfasen.

Planera för implementeringen

Att göra en plan för hur aktiviteter ska ske och hur de ska kommuniceras och följas upp underlättar implementering av ledningssystemet.

Aktivitetsplan

En aktivitetsplan syftar till att strukturera upp implementeringsarbetet med delmål och tider. Planen hjälper alla som berörs genom att tydliggöra arbetet. Tillsätt gärna en arbetsgrupp, styrgrupp och referensgrupp inför arbetet. Aktivitetsplanen ska innehålla alla aktiviteter som skall genomföras. För varje aktivitet skall framgå

  • hur den skall göras
  • vem som är ansvarig
  • när aktiviteterna ska ske
  • hur uppföljning ska ske.

Tänk på att aktivitetsplanen regelbundet bör stämmas av och uppdateras. Du finner ett exempel på aktivitetsplan nedan.

Kommunikationsplan

När aktivitetsplanen är färdig bör ni ta fram en kommunikationsplan där ni tydliggör vilka personer som måste finnas med i arbetet och i vilken utsträckning. Fundera på vilka som behöver vara aktivt involverade respektive hållas informerade. Kom också ihåg att ange syftet och målet med kommunikationen. Fundera över vilka nyckelpersoner som ska med på tåget.

Du finner ett exempel på kommunikationsplan nedan.

Följ och följ upp

Under införandet av ledningssystemet behöver arbetet följas och följas upp. Detta kan göras genom en kontinuerlig lägesrapport i ledningsgrupp och som en stående punkt på chefsmöten.

Tips

Kom ihåg att fira framgångar och lyfta goda exempel! De som varit delaktiga och aktiva behöver också uppmärksammas – de är ambassadörer i det fortsatta arbetet.

ikon VerktygVerktyg

ikon Verktyg

Kommunikationsplan för ledningssystem

Förslag på hur en kommunikationsplan för ledningssystem kan se ut.

ikon Verktyg

Aktivitetsplan för ledningssystem

Förslag på hur en aktivitetsplan för ledningssystem kan se ut.

ikon Se hur andra görSe hur andra gör

ikon Se hur andra gör

Skapa engagemang i din organisation, Riksbyggen

Charlotta Szczepanowski på Riksbyggen delar med sig av allmänna tips på hur du skapar engagemang i din organisation.

ikon Se hur andra gör

Införande av kvalitetsledningssystem i Eskilstuna

Charlotta Tydén, controller och statistiker i Eskilstuna kommun, berättar om hur kommunen infört ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

ikon Se hur andra gör

Implementera ledningssystem för patientsäkerhet, NLL

Birgitta Boqvist, Norrbottens läns landsting, delar med sig av hur de implementerar och når ut med ledningssystem på olika nivåer.

Kontakt

Lars Kolmodin, Handläggare, SKL

Lars Kolmodin

08-452 74 39

lars.kolmodin@skl.se