Systematiskt förbättringsarbete

Det systematiska förbättringsarbetet ligger till grund för förbättringar av både verksamheten och ledningssystemets processer och rutiner.

Det systematiska förbättringsarbetet utgörs av

  • riskanalys
  • egenkontroll
  • utredning av avvikelser.

Riskanalys

Riskanalyser genomförs för att förhindra att oönskade händelser inträffar. I riskanalysen uppskattar du sannolikheten för att händelsen inträffar och vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen.

  • Tydliggör när riskanalyser ska genomföras. Till exempel inför omorganisering, ny upphandling eller pensionsavgångar.
  • Tydliggör vem som ansvarar för att riskanalyser genomförs.
  • Upprätta gärna en handlingsplan för åtgärder efter att riskanalysen är genomförd.
  • Tänk på att följa upp handlingsplanen och därefter göra en ny riskanalys.

Analysera risker i hälso- och sjukvården – metod för patientsäkerhetsarbete

Patientmedverkan i riskanalys – Tips till analysledare, teamledare och uppdragsgivare

Att diskutera

  • Har ni bestämt metod för riskanalysen?
  • Är planen för riskanalys och åtgärder känd i verksamheten?

Egenkontroll

Egenkontroll är enligt föreskriften SOSFS 2011:9 en systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem.

Inför egenkontrollen bör ni bestämma

  • vad som ska kontrolleras
  • när och hur ofta kontrollen ska göras
  • hur kontrollen ska genomföras
  • vem som är ansvarig.

Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. Den kan göras lika varje gång eller utgå från olika teman. Kontrollen kan innefatta jämförelser av verksamhetens resultat – med andra och över tid.

Externa utförare ansvarar för egenkontrollen av sin verksamhet och kommuner, landsting och regioner har ett uppföljningsansvar att det sker.

Analys och förbättringar

Efter genomförd egenkontroll ska uppgifterna samlas in, analyseras och leda till förbättringar. Tydliggör i ledningssystemet hur detta ska genomföras och vem som är ansvarig för vad. Olika perspektiv bör beaktas i analysen, som till exempel jämställdhet.

Att diskutera

  • Hur hänger egenkontroll, internkontroll och uppföljning av verksamhet ihop för er?
  • Samlar ni in uppgifter som ni sedan använder?
  • Hur säkerställer ni att egenkontrollen leder till förbättringar?

Utredning av avvikelser

Klagomål och synpunkter

Klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet kan komma från

  • vård- och omsorgstagare och deras närstående
  • personal
  • vårdgivare
  • de som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS
  • myndigheter
  • föreningar, andra organisationer och intressenter.

Beskriv i systemet hur klagomål och synpunkter tas emot och utreds. Informera intressenter om hur klagomål och synpunkter kan lämnas och hur de hanteras.

Rutiner för hantering av synpunkter och klagomål behöver innefatta

  • eventuell direkt åtgärd
  • återkoppling till uppgiftslämnare
  • analys av sammanställda synpunkter och klagomål för att upptäcka mönster i kvalitetsbrister.

Avvikelsehantering

Avvikelsehantering innebär att identifiera, dokumentera och rapportera negativa händelser och tillbud. Det behövs tydliga rutiner för att

  • fastställa och åtgärda orsaker till avvikelsen
  • utvärdera åtgärdernas effekt
  • sammanställa och återföra erfarenheter.

I vissa lagar regleras skyldigheten att rapportera vårdskador och risker för vårdskador, respektive missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden.

Att diskutera

  • Har ni en struktur för hur, när och till vem avvikelser rapporteras?
  • Hur säkerställer ni att avvikelser leder till förbättringar i verksamheten och ledningssystemet?
  • Hur uppmuntrar ni personalen att rapportera?

Förbättringsarbete

Syftet med riskanalys, egenkontroll och hantering av avvikelser är att säkra verksamhetens kvalitet. Om resultaten visar att processer och rutiner inte ger bra kvalitet kan de behöva förbättras.

Rutiner för hur förbättringar genomförs och följs upp bör finnas på flera nivåer:

  • i verksamhet i egen regi
  • i verksamhet som bedrivs genom avtal
  • i det egna ledningssystemet.

Det bör även vara tydligt hur verksamheten går tillväga om allvarliga brister uppstår och akuta åtgärder av större karaktär måste hanteras.

Risker, egenkontroll och avvikelser kan analyseras både var för sig och på en aggregerad nivå för att leda till förbättringar i verksamheten.

ikon VerktygVerktyg

ikon Verktyg

Prioriteringsstödet Fyrfältaren

Verktyget ger stöd i att prioritera ditt arbete. Du kan till exempel göra en riskanalys utifrån sannolikhet och konsekvens eller synliggöra kostnader i relation till kvalitet.

ikon Se hur andra görSe hur andra gör

ikon Se hur andra gör

Kvalitetsregister i uppföljning av verksamhet, Blekinge

Rebecca Welander, Blekinge tipsar om hur vi framgångsrikt kan arbeta med nationella kvalitetsregister i uppföljning av verksamhet.

ikon Se hur andra gör

Uppföljning som ger verksamhetsutveckling, Falun

I Falun ser man på uppföljning som ett stöd i verksamhetsutveckling. Hur det fungerar beskrivs ur både uppföljarens och verksamhetens perspektiv.

ikon Se hur andra gör

Risk- och händelseanalys på Gotland

Checklista, schema och mallar för risk- och händelseanalys. Region Gotland.

ikon Se hur andra gör

System för avvikelsehantering inom äldreomsorg, Kungsbacka

System för avvikelsehantering enligt HSL och SoL för äldreomsorg från Kungsbacka kommun.

ikon Se hur andra gör

Förbättra ditt förbättringssystem, Solna (pdf, nytt fönster)

Presentation om hur Solna utvecklar, bedriver och involverar medarbetare i sitt förbättringsarbete.

ikon Se hur andra gör

Ständiga förbättringar med Lean, Älmhult (pdf, nytt fönster)

Presentation av hur och varför Älmhult arbetar med Lean som metod för ständiga förbättringar samt kopplingen till uppföljningsarbetet.

ikon Se hur andra gör

Uppföljning i Berg, en glesbefolkad kommun

Helena Albinsson, Bergs kommun, berättar om hur den glesbefolkade kommunen har lagt upp ett systematiskt uppföljningsarbete med fokus på egenkontroll, avvikelse- och klagomålshantering samt riskanalys.

ikon Se hur andra gör

Riskanalys inför uppföljning av primärvård, Landstinget i Värmland (pdf, nytt fönster)

Workshopmetod för att göra riskanalys inför uppföljning av hälsoval i Landstinget i Värmland.

ikon SkrifterSkrifter

ikon Skrifter

Modell för risk- och händelseanalys

Handboken beskriver en modell som utgår från att analyser och utredningar av risker och händelser är centrala komponenter i ett systematiskt kvalitetsarbete.

Kontakt

Lars Kolmodin, Handläggare, SKL

Lars Kolmodin

08-452 74 39

lars.kolmodin@skl.se