Föreskriften ställer krav på att dokumentera ledningssystemets grundläggande uppbyggnad och det systematiska förbättringsarbetet.

Dokumentera ledningssystemets grundläggande uppbyggnad genom att beskriva processer och rutiner, samverkan och övriga delar som presenteras under steg 2 Bestäm innehållet.

I dokumentationen av det systematiska förbättringsarbetet ska följande framgå:

  • planering av vad som ska göras
  • vilka aktiviteter som genomförts
  • resultatet av aktiviteterna
  • eventuella åtgärder.

Dokumentationen kan göras i en patientsäkerhetsberättelse, kvalitetsberättelse eller på annat sätt.

Patientsäkerhetsberättelse

Enligt föreskriften ska det årligen upprättas en patientsäkerhetsberättelse.

Mallar i word för vårdgivare: patientsäkerhetsberättelse

Kvalitetsberättelse

Det finns ett allmänt råd om att varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse. Den kan vara ett sätt att sammanställa och analysera kvaliteten under året och ge en bild av de viktigaste resultaten.

I vissa kommuner fungerar kvalitetsberättelsen som ett underlag för de förtroendevaldas arbete och nästa års mål- och budgetprocess. Den ger då stöd i att utveckla och förbättra verksamheten. En del kommuner integrerar kvalitetsberättelsen med patientsäkerhetsberättelsen. Den kan även vara en del av verksamhetsberättelsen.

Dokumentstyrning

Dokumenthantering och -styrning kan utgöra en del av ledningssystemet. Då bör ni i ledningssystemet tydliggöra

  • vad olika dokument heter
  • vem som upprättar vilka dokument
  • vem som slutgranskar och fastställer olika dokument
  • när de ska följas upp
  • när de ska revideras
  • rutiner för att göra nya dokument kända i verksamheten.

Det är viktigt att säkerställa att dokumenten är aktuella.

Att diskutera

  • Dokumenteras förbättringsarbetet?
  • Är det tydligt vilka dokument som finns?
  • Har alla beslutade dokument en ägare?
  • Är det tydligt när dokumenten ska följas upp och revideras?
  • Har ni rutiner för att göra nya dokument kända?
  • Hur säkerställer ni att dokumenten är aktuella?

ikon Se hur andra görSe hur andra gör

ikon Se hur andra gör

Kvalitetsberättelse, Skara (pdf, nytt fönster)

Kvalitetsberättelsen ger en samlad bild av kvaliteten i verksamheten och visar vilket fokus förvaltningen haft i arbetet med kvalitet.

Kontakt

Lars Kolmodin, Handläggare, SKL

Lars Kolmodin

08-452 74 39

lars.kolmodin@skl.se